1. Les parties
GSInformatique SA, désignée ci-après « GSI », édite et héberge la plateforme de gestion électronique de documents GSI-GED.
Le Client est l'entreprise ou l'organisation identifiée dans la demande d'ouverture d'espace, représentée par la personne qui accepte les présentes conditions. Dans les présentes conditions, les « clients » sont les propres clients du Client, dont il gère les dossiers sur la plateforme.
L'acceptation des présentes conditions forme le contrat entre GSI et le Client. Elle est donnée une fois, avant l'ouverture de l'espace, par la personne qui en deviendra le premier administrateur ; celle-ci déclare disposer du pouvoir d'engager le Client.
GSI est sous-traitant du Client pour les données déposées dans l'espace de celui-ci. Ce rôle est encadré par l'accord de sous-traitance visé à la rubrique 6.
2. Objet du contrat
GSI met à la disposition du Client un espace dédié au sein de la plateforme GSI-GED, lui permettant de gérer ses clients, ses dossiers et les documents qui s'y rapportent, et d'ouvrir des accès à ses collaborateurs ainsi qu'aux représentants de ses clients.
L'espace est cloisonné : il n'est accessible qu'aux personnes à qui le Client en ouvre l'accès, et les données d'un Client ne sont pas accessibles depuis l'espace d'un autre.
Le contrat porte sur la mise à disposition de la plateforme et son exploitation. Il ne porte ni sur le contenu que le Client y dépose, ni sur l'usage qu'il en fait dans le cadre de son activité, qui relèvent de sa seule responsabilité.
Les aspects commerciaux de l'abonnement du Client, y compris lorsque sa Formule d'Abonnement est gratuite, sont régis par les Conditions commerciales de GSI-GED, qui complètent les présentes Conditions du service et, pour ces aspects, priment sur elles.
3. Accès et comptes
Le premier accès. L'ouverture de l'espace crée un premier compte administrateur, associé à l'adresse électronique indiquée lors de la demande d'ouverture. Cette adresse a été vérifiée avant la création effective de l'espace : le lien reçu et suivi en atteste. Le premier administrateur choisit ensuite son mot de passe et met en place un second facteur d'authentification, sans lesquels son compte ne devient pas opérationnel.
Les comptes suivants. Le Client ouvre lui-même les accès dont il a besoin — ses collaborateurs, et les représentants de ses clients. Il décide qui accède à quoi, et pour combien de temps. Hors des sessions d'endossement et des mesures prévues aux rubriques 5 et 12, GSI n'ouvre, ne modifie ni ne ferme aucun accès à sa place.
La garde des accès. Le Client répond de l'usage fait des comptes qu'il a ouverts. Il lui appartient de fermer sans délai l'accès d'une personne qui ne doit plus l'avoir, et de veiller à ce que les identifiants ne soient pas partagés. Un second facteur d'authentification est exigé pour tout compte, quel que soit le rôle.
Les interventions de GSI. Le personnel de GSI n'accède au contenu de l'espace du Client que par une session d'endossement, motivée et de durée bornée, dans les conditions de la rubrique 4 de l'accord de sous-traitance. Ses actions y sont tracées dans le journal d'activité au même titre que celles des collaborateurs du Client, attribuées à un alias de l'intervenant dont GSI conserve la correspondance.
4. Offre et limites de capacité
L'espace du Client relève de la Formule d'Abonnement qu'il a choisie à la souscription, au sens des Conditions commerciales. Cette Formule détermine ses capacités : nombre de collaborateurs, nombre de clients, nombre de représentants par client, et volume de stockage.
Ces capacités sont celles que les Conditions commerciales rattachent à la Formule d'Abonnement : elles ne sont pas reproduites ici. Le Client en consulte le détail dans son espace. Lorsque GSI est convenu avec le Client de capacités particulières, ce sont celles-ci qui figurent dans son espace et qui s'appliquent.
Période de démonstration. Pendant une période de démonstration, l'espace dispose en outre de toutes les options disponibles du service, à l'exception de celles que GSI aurait retirées à l'espace ; ses capacités chiffrées restent celles de sa Formule d'Abonnement. À la fin de la période, l'espace retrouve les options de sa Formule, sans qu'aucune donnée ne soit supprimée. La durée restante de la période est indiquée dans l'espace.
Comment les limites s'appliquent. Seuls les collaborateurs, clients et représentants actifs sont comptés ; le volume de stockage comprend les documents placés dans la corbeille. Une opération qui conduirait à dépasser une limite est refusée en amont, en nommant la limite atteinte. Aucune donnée déjà enregistrée n'est jamais supprimée ni rendue inaccessible du fait d'une limite : la plateforme empêche de dépasser, elle ne corrige pas rétroactivement. Une évolution qui affecterait les capacités de l'espace du Client est régie par les Conditions commerciales.
5. Usage acceptable du service
Le Client utilise la plateforme conformément à son objet — la gestion documentaire de son activité — et veille à ce qu'il en aille de même des personnes à qui il en ouvre l'accès.
Sont notamment exclus : les comportements qui menacent la disponibilité ou l'intégrité de la plateforme ou des autres Clients qui l'utilisent ; les usages détournés de son objet, tels que l'hébergement ou la distribution de fichiers étrangers à l'activité ; l'emploi de l'espace comme service de diffusion, par téléchargements massifs répétés ou par aspiration systématique de son contenu ; la saturation de la plateforme par le nombre de fichiers déposés, quand bien même la limite de volume serait respectée ; l'accès automatisé par des robots ou des scripts non prévus par le service ; le contournement des limites de capacité ; le dépôt de contenus illicites ou dangereux ; les atteintes à la sécurité du service ; le partage ou la revente d'accès à des tiers non autorisés.
Droit de suspension, et sa graduation. GSI peut suspendre temporairement ou couper l'accès en cas d'usage manifestement abusif ou illégitime. La mesure est graduée : GSI adresse d'abord un avertissement motivé, puis, si l'usage persiste, limite le service, puis le suspend, puis coupe l'accès. Chaque étape est notifiée au Client. La coupure immédiate, sans étape préalable, est réservée au cas où la plateforme ou les autres Clients qui l'utilisent sont menacés, ou lorsqu'un contenu manifestement illicite est porté à la connaissance de GSI.
Qui décide. La mesure relève d'une décision de GSInformatique, prise par une personne habilitée ; elle n'est jamais déclenchée par le seul franchissement d'un seuil technique. Elle est inscrite au journal d'activité avec son motif, et notifiée à l'administrateur du Client.
Ce que deviennent les données. Une suspension ne détruit rien : l'espace est conservé et les données ne sont pas effacées. À la fin de l'abonnement, le sort des données suit la rubrique 10.
Contestation. Le Client peut contester la mesure auprès de GSI dans les dix jours qui suivent sa notification. GSI lui répond de manière motivée. La levée de la mesure rétablit l'accès dans son état antérieur.
Ce droit est le recours contractuel qui complète les garde-fous techniques du service ; il vise l'abus caractérisé, non le dépassement ordinaire d'une limite de capacité, qui relève de la rubrique 4.
Chaque étape de la graduation est précédée d'un préavis d'au moins quinze jours, sauf dans les cas où la coupure immédiate est prévue ci-dessus. GSI répond à une contestation dans les dix jours qui suivent sa réception.
6. Données personnelles
Pour les données déposées dans son espace, le Client est responsable du traitement et GSI agit comme sous-traitant : il traite ces données pour le compte du Client, sur ses instructions, et ne les exploite pas pour son propre compte.
Les obligations réciproques attachées à ce rôle — objet et durée du traitement, instructions, sécurité, conservation et effacement, assistance, recours à des sous-traitants ultérieurs, audit — sont réglées par l'accord de sous-traitance conclu entre GSI et le Client, auquel les présentes conditions renvoient sans le reproduire. Cet accord est consultable à l'adresse https://ged.gsinfo.ch/dpa.
L'acceptation des présentes conditions n'informe aucune des personnes dont le Client traite les données. Les personnes attachées à ses clients ne sont pas parties au présent contrat, et leur information — celle que la loi met à la charge du responsable du traitement — suit son propre chemin : la notice de confidentialité, accessible publiquement et présentée à chaque représentant de client lors de son rattachement. L'obligation d'information du Client demeure entière, et le présent contrat ne l'en dispense en rien.
L'exercice des droits nLPD/RGPD. Les personnes concernées s'adressent au Client, responsable du traitement, et non à GSI. La plateforme met à la disposition du Client les outils nécessaires — enregistrement et horodatage des demandes, suivi des échéances, export structuré — mais GSI ne traite aucune demande à la place du Client.
Le régime de protection des données appliqué par la plateforme est déterminé par le pays déclaré du Client ; il appartient au Client qui relève en outre d'un autre régime d'en tenir compte.
7. Sécurité
GSI met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées à la protection des données hébergées, et notamment : l'isolation des espaces de chaque Client ; le chiffrement des secrets d'authentification, des archives d'export et des pièces jointes des demandes d'exercice des droits ; le chiffrement des échanges ; l'exigence d'un second facteur pour tout compte, et la vérification des mots de passe contre les bases de fuites connues ; un journal d'activité inaltérable, où toute intervention est attribuée à son auteur ; la séparation des rôles au sein de son personnel, tenu à une obligation de confidentialité.
Ces mesures sont susceptibles d'évoluer avec l'état de l'art. GSI ne les fait pas évoluer dans un sens qui abaisserait le niveau de protection.
Aucune mesure ne rend un système invulnérable. En cas de violation de données concernant le Client, GSI en informe le Client sans délai injustifié après en avoir pris connaissance, et lui fournit les éléments nécessaires à l'accomplissement de ses propres obligations.
8. Disponibilité du service
GSI exploite la plateforme avec le soin d'un professionnel et s'emploie à la maintenir accessible de manière continue. Il en surveille en permanence l'état de fonctionnement et intervient dans l'heure ouvrée suivant la détection d'un incident.
GSI vise un taux de disponibilité de la plateforme de 99,9 %, mesuré sur l'année civile. Il s'engage, en cas d'incident rendant le service indisponible, à le rétablir dans un délai de douze heures à compter de sa détection. Ne sont pas comptées comme indisponibilité les interruptions prévues à l'alinéa suivant, ni celles qui résultent d'une cause extérieure à GSI, notamment une défaillance des équipements ou de la connexion du Client, ou un cas de force majeure.
L'accès peut être interrompu pour les besoins de la maintenance ou de la sécurité du service. GSI s'efforce de limiter ces interruptions et d'en réduire l'incidence. Les maintenances planifiées sont annoncées dans l'application au moins vingt-quatre heures à l'avance, avec leur date, leur heure de début et la durée d'indisponibilité prévue.
9. Conditions financières
Les conditions financières de l'abonnement sont fixées par les Conditions commerciales (voir la rubrique 2 ci-dessus).
10. Durée et fin du contrat
La durée de l'abonnement, sa reconduction et sa résiliation, y compris pour manquement ou défaut de paiement, sont réglées par les Conditions commerciales.
À la fin de l'abonnement, l'accès à l'espace cesse dans les conditions prévues par les Conditions commerciales, période de grâce comprise. Pendant cette période, le Client peut télécharger les données de son espace au moyen de l'outil d'export mis à sa disposition, dans un format structuré et exploitable.
Le sort ultérieur de ces données — délais et modalités de leur suppression définitive, sauvegardes comprises — est réglé par l'accord de sous-traitance visé à la rubrique 6, qui en est la source unique. Les présentes conditions n'y ajoutent aucun délai propre.
11. Responsabilité du contenu déposé
Les documents et informations déposés dans l'espace du Client le sont sous sa seule responsabilité. Il lui appartient de s'assurer que lui et ses propres clients sont en droit de les déposer et de les conserver, d'en apprécier la durée légale de conservation, et d'en garantir l'exactitude.
La plateforme n'impose aucune durée minimale de conservation des documents. Toute personne que le Client autorise à accéder à un dossier — ses collaborateurs comme ses propres clients, pour les documents de leur dossier — peut supprimer un document, y compris définitivement ; une suppression définitive ne peut pas être annulée depuis la plateforme. Il appartient au Client de déterminer les pièces à conserver et d'en organiser la conservation, notamment au moyen de la corbeille et, lorsque son offre l'inclut, du figeage des dossiers. Les suppressions définitives sont inscrites au journal d'activité de l'espace.
Hors des sessions d'endossement (accord de sous-traitance), GSI ne prend pas connaissance du contenu déposé et n'en contrôle ni la nature, ni la licéité, ni l'exactitude. Il ne procède à aucune surveillance ni à aucune modération du contenu, et la plateforme ne comporte aucun dispositif de qualification juridique des documents.
Lorsque le Client active la recherche dans le contenu des documents, la plateforme en extrait automatiquement le texte, y compris par reconnaissance de caractères pour les documents scannés. Cette extraction a lieu sur les serveurs de GSI. Le texte est conservé dans un index propre à l'espace du Client. Il ne sert qu'à la recherche : l'indexer, y retrouver les documents que les personnes autorisées peuvent déjà consulter, et en afficher des passages. GSI ne l'analyse ni ne l'exploite à aucune autre fin, sauf dans le cadre d'une fonctionnalité distincte que le Client aura expressément acceptée, et ne le communique à aucun tiers. Le texte indexé d'un document est effacé au plus tard quarante-huit heures après la suppression définitive de ce document ; ses copies dans les sauvegardes suivent le régime prévu par l'accord de sous-traitance (rubrique 6). Désactiver la recherche n'efface pas le texte indexé : il cesse seulement d'être utilisé. Une fois la recherche désactivée, le Client peut l'effacer entièrement par un geste exprès depuis son espace ; GSI ne l'efface jamais de sa propre initiative.
Cette répartition ne décharge pas GSI de ses propres obligations : celles qui pèsent sur l'exploitant d'une plateforme et sur le sous-traitant, en particulier les mesures de sécurité de la rubrique 7, lui demeurent entièrement applicables.
Lorsqu'un contenu manifestement illicite est porté à sa connaissance, GSI peut faire usage du droit de suspension prévu à la rubrique 5.
12. Modification des présentes conditions
GSI peut faire évoluer les présentes conditions. La version nouvelle est présentée au Client ; son acceptation est recueillie et conservée dans les mêmes formes que la présente, et vaut seule accord du Client sur cette version.
Le Client est tenu d'accepter la nouvelle version sous trente jours ; pendant ce délai, la version acceptée continue de régir les relations entre les parties. À défaut d'acceptation à son terme, GSI se réserve le droit de suspendre le service.
Chaque version acceptée est enregistrée et conservée : les parties peuvent à tout moment établir quelle version a été acceptée, et quand.
13. Droit applicable et for
Le présent contrat est soumis au droit suisse.
Tout litige relatif à sa formation, à sa validité, à son interprétation ou à son exécution relève de la compétence des tribunaux du siège de GSI, sous réserve des dispositions impératives applicables.