Version 1
Qui traite vos données
Le responsable du traitement est l'organisation qui vous a ouvert un accès à cette plateforme (ci-après l'« Organisation »). C'est elle qui décide des finalités et des moyens du traitement de vos données.
GSInformatique édite et héberge la plateforme pour le compte de l'Organisation, en qualité de sous-traitant. À ce titre, GSInformatique n'utilise vos données que sur instruction de l'Organisation.
Pourquoi vos données sont traitées
Vos données sont traitées pour vous donner accès à votre espace, pour échanger des documents et des messages avec l'Organisation, et pour assurer la traçabilité des opérations, conformément aux exigences de sécurité applicables (la réglementation applicable à l'Organisation : la nLPD si elle est établie en Suisse, le RGPD si elle est établie dans l'Union européenne ou l'Espace économique européen).
Ce traitement repose sur l'intérêt légitime de l'Organisation et de ses clients à échanger des documents et des informations de manière sûre et traçable, et, pour les collaborateurs de l'Organisation, sur leur contrat de travail. La traçabilité des opérations répond en outre aux obligations légales de l'Organisation. Votre validation de la présente page vaut accusé de lecture : elle vous informe, elle ne fonde pas à elle seule le traitement.
Quelles données sont concernées
Données d'identification et de contact : civilité, nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, langue.
Données de connexion et de sécurité : horodatages de connexion, adresse IP, agent utilisateur, état de la double authentification.
Contenus que vous déposez ou recevez : documents, notes et messages échangés sur la plateforme.
Journaux d'activité : trace horodatée des actions effectuées sur la plateforme.
Qui peut y accéder
Les collaborateurs de l'Organisation habilités à traiter votre dossier.
Les autres personnes habilitées à accéder au dossier du même client, pour les contenus partagés de ce client et vos coordonnées. Vos données de connexion et de sécurité ne leur sont jamais accessibles.
GSInformatique, en qualité de sous-traitant, pour l'exploitation technique, le support et, dans les cas limités prévus par l'accord de sous-traitance, la vérification de la conformité, dans les limites fixées par son accord de sous-traitance avec l'Organisation.
Aucune donnée n'est vendue ni cédée à des tiers à des fins commerciales.
Combien de temps elles sont conservées
Les durées de conservation sont fixées par l'Organisation, en fonction des obligations légales de conservation qui s'appliquent aux pièces qu'elle conserve sur la plateforme, notamment comptables et fiscales, ou, à défaut d'obligation légale, de ses propres besoins.
Les journaux d'activité sont conservés puis purgés selon la durée paramétrée par l'Organisation.
Ces journaux font exception à l'effacement : ils ne sont ni modifiés ni anonymisés, y compris lorsqu'une demande d'effacement a été honorée. Cette conservation repose sur l'intérêt légitime de l'Organisation à assurer la sécurité de la plateforme et à pouvoir constater, exercer ou défendre ses droits en justice ; elle est limitée à la durée de conservation des journaux, à l'issue de laquelle ils sont supprimés, sauf mesure de conservation liée à un litige, et sous réserve des sauvegardes, conservées au plus douze mois. Elle ne fait pas obstacle à l'effacement de vos autres données, qui est exécuté.
Lorsque l'Organisation cesse d'utiliser la plateforme, GSInformatique conserve une archive scellée du dernier état de son espace, qui comprend vos données, les documents, les journaux d'activité et le registre de conformité. Cette archive est conservée pendant quatre-vingt-dix jours, et jamais moins que la durée de conservation des journaux paramétrée par l'Organisation, afin de préserver la traçabilité au-delà de la fin du contrat et de pouvoir répondre à une demande d'une autorité ; elle n'est ouverte qu'à ces fins, puis supprimée à son échéance.
Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition à l'égard de vos données, ainsi que du droit d'être informé du sort réservé à votre demande.
Vous pouvez exercer ces droits directement depuis votre espace, rubrique « Mes données personnelles » du menu utilisateur (en haut à droite), à l'exception de la limitation, que vous demandez directement à l'Organisation. Votre demande est enregistrée, horodatée et suivie jusqu'à son traitement par l'Organisation.
L'effacement a des limites que vous devez connaître : votre compte d'accès et le dossier que l'Organisation gère à votre sujet sont deux choses distinctes. Fermer ou effacer le premier ne supprime pas le second, que l'Organisation peut être tenue de conserver au titre de ses propres obligations légales.
Vous pouvez également saisir l'autorité de contrôle compétente : le PFPDT si l'Organisation est établie en Suisse ; dans l'Union européenne ou l'Espace économique européen, une autorité de contrôle de la protection des données, notamment dans l'État où vous résidez, où vous travaillez ou où la violation alléguée a eu lieu.
Qui contacter
Votre interlocuteur est l'Organisation, qui gère votre dossier. Ses coordonnées figurent dans les documents contractuels qu'elle vous a remis.